Kontorsarbete är en verksamhet som tillhandahåller dokumentation, arbetsflöde, operativ lagring och användning av dokument [1] .
Begreppet "kontorsarbete är den verksamhet som är förknippad med att skapa dokument och arbeta med dem på olika institutioner. Med tiden utvecklas kontorsarbete aktivt som den viktigaste komponenten i verksamheten i ledningsapparaten för alla organisationer eller statliga myndigheter och lokala myndigheter, eftersom alla de viktigaste och aktuella frågorna om deras verksamhet finns registrerade i dokumenten.
Federal Archival Agency koordinerar hela systemet för kontorsarbete och ger metodiskt stöd till sina deltagare: grunderna för kontorsarbete och dokumentflöde är under denna avdelnings jurisdiktion. Utvecklingen av själva dokumentformulären utförs av Federal Agency for Technical Regulation and Metrology (känd som Gosstandart) .
Den rättsliga ramen för kontorsarbete och dokumenthantering inkluderar: Ryska federationens konstitution, federala konstitutionella lagar, kodifierade rättsakter, federala lagar, såväl som stadgar - dekret från Ryska federationens president, dekret från regeringen i Ryska federationen , reglerande rättsakter från federala verkställande organ som utvecklar och specificerar normerna för relevanta lagar, bestämmer mekanismerna för deras genomförande och tillämpning.
I praktiken bör särskild uppmärksamhet ägnas åt:
USA gav ett betydande bidrag till utvecklingen av kontorsarbetssystemet. Deras kompetens omfattar forskningsarbete inom området dokumenthantering och arkivering.
För att utföra kontorsarbete i moderna organisationer kan en kontorstjänst skapas - en strukturell enhet som har anförtrotts funktionerna att utföra kontorsarbete, såväl som personer som ansvarar för att utföra kontorsarbete i andra avdelningar i organisationen [2] .
I olika organisationer, institutioner, myndigheter och lokal självstyrelse kan prästtjänsten kallas olika: ärendehantering; Gemensam avdelning; kontor; sekretariat etc.
Syftet med kontorsarbetstjänsten är att organisera, underhålla och förbättra kontorsarbetssystemet på basis av en enhetlig policy och interna lokala handlingar i organisationen med hjälp av modern informationsteknologi i arbetet med dokument [3] , samt metodologisk vägledning och kontroll över efterlevnaden av den fastställda proceduren för att arbeta med dokument i strukturella divisioner.
Verksamheten är uppdelad i tre steg:
Sammansättningen av organisatoriska och administrativa dokument i Ryssland bestäms i enlighet med All-Russian Classifier of Management Documents ( OKUD ). Allmänna rekommendationer för att dokumentera förvaltningsaktiviteter och organisera arbete med dokument i Ryssland fastställs av den nationella standarden för Ryska federationen GOST R 7.0.97-2016 "System av standarder för information, bibliotek och publicering. Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete" [4] .
Dokumentcirkulation - aktiviteten att organisera rörelsen av dokument i företaget från det ögonblick de skapas eller tas emot tills genomförandet är slutfört: sändning från organisationen och (eller) sändning till arkivet.
Dokumentflöde är förflyttningen av dokument från det ögonblick de tas emot eller skapas tills verkställighet, sändning eller leverans till ärendet avslutats. Det finns tre huvudströmmar av dokumentation:
Dokument som tas emot av organisationen går igenom:
Alla hemliga dokument passerar genom särskilda avdelningar av företag eller avdelningar. Bokföring och dokumenthantering utförs enligt särskilda regler, i Ryssland regleras det av lagen "Om statshemligheter " [5] .
Automatisering av hemligt dokumentflöde och kontorsarbete i hemliga regimenheter utförs med hjälp av programmet för det automatiserade systemet för hemligt kontorsarbete (AS SDP) [6] .
I vissa organisationer har ett system för elektronisk dokumentbehandling och dokumentutbyte mellan avdelningar (interna mottagare) införts.
För att organisera elektronisk dokumenthantering skapas en databas på organisationens server , där alla skapade dokument lagras. Åtkomst till databasen sker via en webbläsare (som regel bestäms webbläsarstödet av utvecklaren av det skapade gränssnittet ). Tillgång är möjlig både via det lokala nätverket (internt) och via Internet (externt).
Dokument sparas eller laddas upp till specifika dedikerade organisationsmappar. Mappar fördelas enligt organisationsenhetens hierarkiska struktur.
En person som är utrustad med lämpliga rättigheter har rätt att skapa, ändra, ta bort de skapade dokumenten.