| IT-kapitalförvaltning |
|---|
IT Asset Management (ITAM) – IT Asset Management, är en serie affärspraxis (aktiviteter) för planering, redovisning och övervakning av IT-tillgångarnas tillstånd som ger mätbart värde för organisationens kärnverksamhet, kombinerar finansiella, avtalsmässiga och redovisningsaspekter av IT. livscykelhantering -tillgångar, ger möjlighet till operativ kontroll och strategiskt beslutsfattande för IT-miljön. IT-tillgångar är alla hårdvaru- och mjukvaruelement i IT-infrastrukturen som stödjer driften av affärsmiljön.
IT-kapitalförvaltning är ett av de viktigaste strategiska områdena i en organisation. En av nyckelfaktorerna i IT-tillgångsförvaltning är förmågan att genomföra en inventering som avslöjar detaljerad information om den hårdvara och mjukvara som används, vilket gör att du kan fatta objektiva beslut för att beställa nya eller omfördela befintliga IT-infrastrukturelement (IT-tillgångar).
Lagerkapacitet tillåter organisationer att hantera IT-infrastruktur mer effektivt, vilket sparar arbetstid och pengar, undviker onödig (omotiverad) upphandling (förvärv) av IT-tillgångar, vilket säkerställer bästa avkastning på återanvändning av befintliga resurser (IT-tillgångar) för kärnverksamheten.
Organisationer som har utvecklat, implementerat och underhåller ett IT-tillgångsförvaltningsprogram minimerar ytterligare riskerna och kostnaderna förknippade med föråldrad, ofullständig och felaktig information om IT-tillgångar, vilket är avgörande för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av en portfölj av IT-infrastrukturutvecklingsprojekt.
Hårdvarutillgångshantering omfattar hanteringen av de fysiska komponenterna i en IT-infrastruktur (servrar, datorer, nätverksutrustning, etc.), under hela deras livscykel, från anskaffningsplanering till avveckling (med efterföljande överföring till tredje part eller avyttring).
Ett antal affärspraxis inkluderar rutiner för att begära, komma överens om och genomföra köp, hantering av en IT-tillgång under dess drift (implementering / omlokalisering / modernisering) och procedurer för avveckling och avyttring / överföring till tredje part.
En nyckelfaktor är täckningen av finansiell information om den aktuella utrustningen under hela dess livscykel, vilket hjälper organisationens ledning att fatta välgrundade affärsbeslut baserat på meningsfulla och mätbara finansiella måldata.
Software Asset Management är en liknande grupp av processer fokuserade på programvarutillgångar, inklusive licenser, versionshantering och programvaruinstallationsslutpunkter.
IT-kapitalförvaltning är det huvudsakliga ansvarsområdet för att hantera livscykeln för informationsteknologiresurser i hela organisationen.
Detta ansvarsområde omfattar utveckling och underhåll av policyer, standarder, processer, system och mått som gör det möjligt för en organisation att hantera en portfölj av IT-tillgångar med hänsyn till risker, planering och spårning av kostnader, övervaka utförandet av ledningsuppgifter vid hanteringen IT, med hänsyn till att säkerställa efterlevnad av krav, lagstiftning, samt de godkända affärskraven för organisationen.
För att organisera en holistisk förvaltning av IT-tillgångar är det vanligt att använda mjukvarulösningar för att automatisera processer integrerade med systemen för andra affärsenheter i organisationen som ansvarar för upphandling, driftsättning, drift av IT-tillgångar, tillhandahållande av objektiv information och rapportering om kostnader / utgifter för IT-tillgångar .
När det blir nödvändigt att avveckla och ta bort IT-tillgångar från en organisation kan IT-tillgångar gå igenom olika avyttringsprocedurer. Ett av de populära alternativen är att involvera specialiserade organisationer för återvinning/destruktion. Efter avvecklingen måste all verksamhet med IT-tillgångar kontrolleras för att förhindra förluster och säkerställa att de överlämnas korrekt till en specialiserad organisation.
När du väljer en specialiserad leverantör bör du överväga säkerhetsprocedurerna för att spåra IT-tillgångar under hela livslängden för dessa tillgångar. Efter kassering (i enlighet med fastställda regler och föreskrifter) måste en specialiserad organisation tillhandahålla ett intyg om kassering med serienummer på IT-tillgångar, som bekräftar att de förstördes och återvinns på rätt sätt. Därefter måste företaget verifiera serienumren på certifikatet för avyttring av tillgångar som har överförts till en specialiserad organisation. Det bästa sättet att välja bortskaffningsleverantör är att hitta ett certifierat företag som är auktoriserat att utföra bortskaffandet. Företaget måste ansvara för att avfallshanteringen sker på ett korrekt sätt för att säkerställa säkerheten för miljön.
ITAM är ett processinriktat tillvägagångssätt fokuserat på att kontinuerligt öka mognadsnivån och förbättra metoder för IT-tillgångsförvaltning. IT Asset Management är ett omfattande, organisationsövergripande managementprogram där många affärsenheter är direkt involverade i varierande grad. Till exempel: företagsledning, för att bilda en företagsutvecklingsstrategi som faktiskt bestämmer de nödvändiga IT-resurserna (IT-tillgångar), inköpshanteringsenhet (för att initiera och genomföra inköp), juridisk avdelning (för att kontrollera efterlevnaden av IT-tillgångshanteringsprocedurer med lagstiftning), ekonomisk förvaltning (för att fastställa budgetar och kontrollera deras genomförande), redovisning (samordning av konton, betalningskontroll, spårning för OS, lager), servicecenter (ansvariga för garantiåtaganden för IT-tillgångar), till slutanvändare (med deras utbildning i procedurer och regler för anskaffning och användning av IT-tillgångar.
För fullständig implementering av IT-tillgångshanteringsprocesser är det lämpligt att använda lämpliga automationsverktyg. I synnerhet användningen av "passiva" RFID-taggar, vilket i hög grad underlättar inventeringsproceduren med hjälp av lämplig programvara för att känna igen upptäckta enheter (IT-tillgångar med en limmad RFID-tagg). Dessa verktyg underlättar avsevärt inventeringsproceduren för alla objekt som finns i samma rum, såväl som jämförelsen av information om upptäckta IT-tillgångar (enligt taggar) och tagit hänsyn till information om IT-tillgångar som ägs av organisationen. Komplett IT-tillgångshantering, för att säkerställa att kärnverksamhetens mål uppfylls, kräver ett IT-tillgångsförråd som innehåller all information som behövs för att spåra och kontrollera IT-tillgångar. Integrering av processautomatiseringsverktyget för IT-tillgångar med andra system, såsom automationssystemet för inköp/försörjning, redovisningssystemet, HR-systemet och ITSM-systemet, bör också tillhandahållas och implementeras.
För små och medelstora företag kanske metoder för IT-tillgångshantering inte är lika inkluderande och effektfulla på många avdelningar i en organisation. IT-tillgångar behöver dock också övervakas, riskhanteras, nödvändiga ekonomiska beräkningar för resursanvändning och budgetfördelning samt information om IT-tillgångarnas placering beaktas. Praxis för IT-tillgångar för småföretag bör göra det möjligt för organisationen att få nödvändig information om de IT-tillgångar som organisationen äger, hantera online- och offlinetillgångar och planera för framtida utveckling, med hänsyn till de förväntade finansiella kostnaderna. Alla uppgifter för att hantera IT-tillgångar måste lösas effektivt, i rätt tid, med hänsyn till IT-personalens involverade arbetsresurser.
International Organization for Standardization (ISO) innehåller en uppsättning standarder för hantering av IT-programvarutillgångar. ISO 19770 består av fyra huvuddelar:
Dessa standarder hjälper organisationer att förstå bästa praxis för IT-tillgångshantering och samla in och bearbeta den data som krävs för IT-tillgångshanteringsprocesser.
Under 2018 gick en grupp ryska ITAM-experter frivilligt med i sina ansträngningar och expertis för att utveckla den ryska IT Asset Management Standard (GOST).
Som grund för standarden beslutades att ta materialet i ISO 19770-serien, översätta dem och därefter komplettera och förfina materialet med hänsyn till de ryska specifikationerna och erfarenheten från ryska ITAM-experter, och skapa en rysk källa för kunskap om IT-kapitalförvaltning.
Det första, men mycket viktiga steget slutfördes - en fungerande version av den ryska ITAM-ordlistan om IT Asset Management förbereddes.
Ordlistan är öppen och offentlig: http://itsmforum.ru/upload/medialibrary/d07/d07b715f3ce9293a4947a5df91e0fcc9.pdf
I framtiden var det dessa termer som användes vid översättningen och utarbetandet av huvudtexten i ISO 19770-1-standarden.
ITAM-kommittén för den ideella organisationen itSMF Russia, är en ledande ideell sammanslutning av ryska experter inom området IT-kapitalförvaltning, som har kombinerat sina ansträngningar för att utveckla en ITAM-ordlista, har tagit initiativet till att starta ett projekt för att översätt ISO-19770-1 till ryska och utveckla sedan texten till ryska GOST enligt IT-tillgångshantering. Vi ber alla andra ryska ITAM-experter att använda och förlita sig på termerna i denna ordlista i sitt arbete. Förslag om översyn och utvidgning av ordlistan accepteras av ITAM-kommittén för itSMF [ [1] ].
ITAM itSMF-kommittén har hållit regelbundna evenemang sedan 2012 om olika ämnen inom ITAM-området:
• 2 oktober 2020, ITAM&SAMday-2020;
• 20 mars 2020, ITAM&SAMday-2019;
• 22 mars 2018, ITAM&SAMday-2018;
• 22 mars 2017, SAMday-2017;
• 19 april 2017, "Erfarenhet och praxis för att identifiera IT-tillgångar";
• 26 maj 2016, "IT, redovisning och finansiärer - hur lever man i förening och harmoni?";
• 27 april 2016, "Corporate IT Management: From 'Best' Practices to Essential Practices";
• 23 mars 2016, SAMday-2016;
• 2 december 2015, ”ITAM: Upphandling och kontraktshantering. Metodik och praktisk erfarenhet”;
• 27 maj 2015, "Redovisning och kontroll av IT-tillgångar: uppgifter och praxis";
• 5 mars 2015, “IT-kapitalförvaltning är en aspekt av kostnadskontroll och IT-budgetoptimering. Metodik och praktisk erfarenhet”;
• 28 februari 2012, "IT-tillgångar - vad är de och hur man hanterar dem?".
Mer information om itSMF ITAM-evenemang finns på itSMF-webbplatsen: http://www.itsmforum.ru/events/
IBPL ( IAITAM Best Practice Library ) - Bibliotek med världserfarenhet inom IT-tillgångsförvaltning (12 böcker)
IAITAM (International Association IT Asset Managers ) - International Association of IT Asset Management Practitioners:
• Grundades 2002;
• Organisationer och individer;
• Praktisk erfarenhet av IT-tillgångsförvaltning (alla aspekter, livscykel och processer, med hänsyn till alla branscher);
• Utbildning, certifiering, kunskapsbas.
IAITAMs uppdrag :
Kunskap : Att vara den första källan till kunskap om IT-tillgångar (världen);
Rekommendationer : Hjälp IT Asset Managers och höj nivån på branschmognad "ITAM Best Practices";
Affärslinje : Att ge kunskap till yrkesverksamma, konsumenter och leverantörer.
IBPL-böcker (IAITAM-processer):
1. Acquisition Management - Inköpshantering;
2. Tillgångsidentifiering - Redovisning av IT-tillgångar;
3. Avfallshantering - Hantering av elimineringen;
4. Kommunikation och utbildning - Kommunikation och utbildning;
5. Lagstiftning - Lagstiftning;
6. Efterlevnadshantering - Efterlevnadshantering;
7. Policyhantering - Policyhantering;
8. Ekonomisk förvaltning - Ekonomisk förvaltning;
9. Dokumentationshantering - Dokumentationshantering;
10. Projektledning - Projektledning;
11. Leverantörshantering - Leverantörshantering;
12. Program Management - ITAM-program.
IT Asset Management Program (ITAM-program)
• Programmål - Att sammanföra och definiera uppdrag, strategi, mål, mål, mått, prioriteringar för IT-kapitalförvaltningsaktiviteter och insatser för hela organisationen;
• ITAM-programmet är en centraliserad hanterad aktivitet där alla aktiviteter definieras, implementeras i företagets liv, kontrolleras och hanteras;
• ITAM-program - omfattar alla processområden för IT-tillgångsförvaltning;
• ITAM-chef - prioriterar projekt och uppgifter relaterade till ITAM utifrån nyckelaspekter av verksamheten.
Mål
Planera och hantera hela livscykeln för alla IT-tillgångar i en organisation:
● maximera värdet;
● kontrollera kostnaderna;
● hantera risker;
● tillhandahålla beslutsstöd för köp, återanvändning, avveckling och avyttring av IT-tillgångar;
● följa lagstadgade och kontraktuella krav.
Rapportering
● Tillförlitlig data om vad organisationen har för att kunna hantera och lösa organisationens problem;
● Medel för korrekt förvaltning av IT-tillgångar i enlighet med policyer och förordningar, och med hänsyn till acceptabla kostnader och risker;
● Integrera IT-tillgångens livscykel med andra metoder för att uppnå större effektivitet och kostnadseffektivitet.
Processer:
1. Hantera den övergripande strategin för IT-tillgångsförvaltning.
2. Livscykelhantering och redovisning av IT-tillgångar.
3. Kontroll, revision och analys av IT-tillgångar.
Team
Huvudförfattare: Stephane Joret.
Medförfattare: Andrey Boganov, Sherry Irwin, Jan Øberg.
Recensenter: Graham Heard, Roman Zhuravlev.
Interna länkar