Eisenhower Matrix är en tidshanteringsmetod som hjälper till att isolera det viktigaste och mest brådskande från hela flödet av ärenden , och fördela resten av uppgifterna vad gäller deras implementeringshastighet och värde , detta hjälper till att reglera arbetsbelastningen .
Meningen med Eisenhower Matrix är främst att lära sig hur man korrekt fördelar alla dina uppgifter, att skilja mellan viktigt och brådskande, inte brådskande från det minst viktiga, och också att minimera tiden för att göra affärer som inte ger någon betydande resultat.
Eisenhower-matrisen är i grunden en strategi som låter dig omsätta följande citat som tillskrivs Eisenhower i praktiken: "Jag har två typer av problem: brådskande och viktiga. Det brådskande är inte viktigt, och det viktiga är aldrig brådskande .
Matrisen består av fyra kriterier för brådskande och betydelse: Block A: " Brådskande och viktigt " , Block B: " Inte brådskande och viktigt " , Block C: " Brådskande och inte viktigt " , Block D: " Inte brådskande och inte viktigt " .
Block A: "Viktigt och brådskande " ("krisbox") - det här är mycket viktiga uppgifter som antingen kom ut ur kontroll eller dök upp plötsligt , de bör slutföras omedelbart för att undvika konsekvenser. Att inte slutföra sådana uppgifter i tid kan påverka uppnåendet av våra mål negativt och orsaka negativa händelser.
Exempel: att snabbt plocka upp ett projekt medan en kollega är sjukskriven, att stänga en uppgift som kommit tre timmar innan deadline, att bota en tand med akut smärta. Om akuta och viktiga uppgifter kommer utifrån, fundera över hur du kan förhindra detta.
Försök att lämna så få saker som möjligt i rutan "Viktigt och brådskande" , om möjligt, bör vara tom , men uppgifter i denna ruta är oundvikliga , eftersom situationer/händelser som inte kan kontrolleras alltid kommer att inträffa.
Att vistas på detta torg är vanligtvis åtföljt av stress , och en lång vistelse kan leda till "utbrändhet" .
"Viktigt och brådskande" ärenden kan delegeras , men detta bör göras med stor försiktighet .
Exempel: Prata med din chef, kollegor eller klient om att balansera din arbetsbelastning eller ändra din arbetsplan.
Block B: "Viktigt och inte brådskande" (Strategic Quadrant) - prioriterade och långsiktiga uppgifter som direkt syftar till att uppnå våra mål, som bör planeras och genomföras inom den tid som avsatts för dem . Dessa saker bör ges maximal uppmärksamhet och investeras det mesta av din tid , de hjälper till att gå mot långsiktiga mål med de mest värdefulla resultaten.
Om det finns många sådana uppgifter lägger du dina resurser på det du anser är viktigt , på grund av detta minskar stressnivån, du kommer att må ännu bättre när du ser de första resultaten.
Även om Block B- fall inte är brådskande , kan de inte ignoreras eftersom de kommer att flyttas till Block A. Observera att bristen på brådska gör att du kan närma dig att lösa problem mer rimligt och konstruktivt , och detta gör att du kan avslöja din potential fullt ut, självständigt tänka igenom alla nyanser av dina aktiviteter och hantera dina tillfälliga angelägenheter.
Exempel: Gymlektioner, språkinlärning, studier i utbildningskurser är uppgifter som inte är relaterade till att lösa problem, utan till personlig utveckling.
Block C: "Not Important, but Urgent" (Square of Illusions / Fuss) - uppgifter som snabbt måste slutföras , men som nästan inte har någon effekt på våra värderingar . Det är dock viktigt att förstå att tiden som läggs på dessa uppgifter är den tid som tas från våra mål .
Exempel: Vi skulle kunna arbeta med vårt projekt, men vi måste pilla med en trasig skrivare.
Dessa frågor måste ges ett minimum av uppmärksamhet och ett minimum av tid , och de kan också delegeras ( överföras till andra), automatiseras (för snabb betalning av Internet eller verktyg är det bekvämt att ställa in automatisk betalning), optimera (påskynda arbetet) .
Det är lätt att blanda ihop kvadrant C - uppgifter med kvadrant A , på grund av vårt sätt att tänka verkar alla brådskande saker oftast viktiga , även om de inte alls är det. Ruta C skapar illusionen av att vara produktiv , distraherar oss från de saker som verkligen betyder något och förbättrar inte våra liv.
Exempel: (rutinuppgifter) kolla e-post och snabbmeddelanden, skicka ut dokument, diska och andra hushållssysslor.
Block D: "Inte viktigt och inte brådskande" ("Time Killers") - obetydliga och valfria spontana önskningar , eller till och med skadliga, men nära och kära, som nästan inte har någon effekt på våra värderingar och inte kräver omedelbara åtgärder . Det här är de enklaste och roligaste aktiviteterna på vår lista, vilket är anledningen till att vissa människor börjar sin dag med dessa uppgifter och spenderar sina mest produktiva timmar på dem.
Helst bör denna kvadrant lämnas tom . Vi tillbringar timmar i dessa aktiviteter, men får ingen praktisk nytta av dem i längden.
En studie från 2019 publicerad i Journal of Applied Psychology. Forskare har hittat ett samband mellan anställdas fritid och deras produktivitet nästa dag. Forskarna fann att anställda som såg programmet länge dagen innan kom till jobbet med gott humör. Men i slutet av veckan försämrades deras humör och motivationen sjönk. Samtidigt kände sig anställda som gick in för sport, yoga, meditation, lyssnade på musik och hjälpte andra mer lugna och motiverade.
När du är trött, gör inte uppgifterna från Block D , den bästa lösningen är att planera en kvalitetsvila (viktigt, men inte brådskande).