Time management , time management , time management ( engelska time management ) är en teknik för att organisera tid och öka effektiviteten i dess användning.
Tidshantering är handlingen eller processen att utöva medveten kontroll över tiden som spenderas på specifika aktiviteter för att specifikt öka effektiviteten och produktiviteten. Tidshantering kan hjälpa dig att utveckla en rad färdigheter, verktyg och tekniker som hjälper dig att slutföra specifika uppgifter, projekt och mål. Denna uppsättning innehåller ett brett utbud av aktiviteter, nämligen: planering, allokering, målsättning, delegering, tidsanalys, övervakning, organisering, listning och prioritering. Styrning tillskrevs ursprungligen bara företags- eller arbetsverksamhet, men med tiden har termen utökats till att omfatta personlig verksamhet med samma motivering. Ett tidshanteringssystem är en kombination av processer, verktyg, tekniker och metoder. Vanligtvis är tidshantering en nödvändighet i utvecklingen av ett projekt, eftersom det bestämmer projektets slutförandetid och omfattning.
I slutet av 1800-talet sa en framstående rysk fysiolog, Vvedensky Nikolai Evgenievich , en gång: "Vi blir trötta och utmattade inte för att vi arbetar hårt, utan för att vi arbetar dåligt, vi arbetar på ett oorganiserat sätt, vi jobbar dumt."
20-talet av 1900-talet var utvecklingsperioden för den vetenskapliga organisationen av arbetet (NOT). A. K. Gastev , direktör för Central Institute of Labor (CIT), utvecklar idén att effektiviteten i organisationen börjar med personlig effektivitet, i synnerhet effektiv användning av tid. Kampen om tidens sociala rörelse ledde till skapandet av förbundet "Time", ledd av P. M. Kerzhentsev . Regelbundna rubriker "Kamp om tiden" började dyka upp i tidningarna. I en av artiklarna, "Time builds airplanes", visade Platon Mikhailovich tydligt sambandet mellan effektiv användning av tid och slarv:
Vid en sovjetkongress satt jag bredvid en amerikansk journalist. Mötet som var planerat klockan 11 började inte förrän klockan ett, som ofta är fallet hos oss. Journalisten frågade mig:
- Hur många människor är i rummet?
Tre tusen och ett halvt.
- Finns det många låssmeder, svarvare, modellbyggare bland dem?
– Ja, förmodligen dominerar arbetare av olika specialiteter i hallen.
Sedan sa min amerikan, som skrev något i en liten bok:
"Vi förlorade 7 000 timmars arbete i dag i väntan på att mötet skulle börja. Med en sådan utgift av arbetskraft var det möjligt att bygga ett eller till och med två flygplan.
Vi väntade på "ett halvt flygplan", och först då började mötet.
Men 1926 stängdes förbundet. Och i första hand hände detta på grund av det faktum att allt rationellt förvandlades till en fars. Agitatorerna själva förvandlades till kronofager, eftersom deras "metod" bara ökade tiden för arbetarnas och de anställdas arbete. Dessutom "spreds" agitationen sig till det privata privatlivet också.
I början av 1970-talet, efter publiceringen av D. Granins bok "This Strange Life", blev biologen A. A. Lyubishchevs metod känd : tidtagning som grunden för ett personligt tidshanteringssystem och tidsbudgetering. Huvudtanken är effektivt tänkande som grunden för personlig effektivitet; tidtagning är ett verktyg för att utveckla detta tänkande.
År 2007 öppnades den första förvaltningsavdelningen i landet vid Moscow Financial and Industrial University "Synergy" (fram till 2010 - MFPA) [1] .
Inom tidshantering kan följande processer särskiljas :
Arbetstid - den tid som ägnas åt arbete, eller tiden för aktiv vistelse på arbetet, tillägnad utförandet av direkta officiella uppgifter. Den faktiska arbetstiden anses vara den tid som är noterad i tidrapporten, det vill säga i dokumentet som registrerar arbetstiden [2] .
På samma sätt kan du analysera den tid som en anställd spenderar på att utföra sina egna funktioner ( Till sv ), funktioner ovanliga för honom ( Till nsv ), att utföra kreativt arbete (K t ), organisatoriskt och administrativt arbete (K oa ), etc.
Brist på arbetstid ( Chronophages ) - brist på en tillfällig resurs orsakad av en anställds felaktiga organisation av sin verksamhet, eller en analfabet organisation av verksamheten av ledningen, vilket leder till brådska, förseningar i utförandet av arbetet, uppgifter, arbete av dålig kvalitet , förluster i produktion, äktenskap etc. i slutändan väsentligt påverkar effektiviteten och resultatet för hela företaget.
En av metoderna för att förbättra företagsledningen är analysen av kostnaden för arbetstiden för företagschefen och cheferna för funktionella enheter. För att identifiera orsakerna till bristen på tid är det nödvändigt att regelbundet genomföra en inventering av tid under flera arbetsdagar. Chefens oro för tidsbrist kan identifieras av följande tecken: :
De vanligaste orsakerna till tidsbrist :
Planering innebär att förbereda för genomförande av mål och effektivisera arbetstiden. Det är känt från praktiken att om du lägger 10 minuter på att planera arbetstiden kan du spara upp till två timmar om dagen.
För en rationell användning av sin tid måste chefen först och främst tydligt förstå sina huvudfunktioner, mål, uppgifter och tidsbudget. Vid planering bör följande grundläggande regler beaktas:
Grunden för planen för att använda en specialists tid kan vara hans långsiktiga plan. Utifrån denna flerårsplan upprättas en årsplan som omfattar kvartalsplaner. Kvartalsplaner kan koordineras med en årsplan och delas upp i månadsplaner. Utifrån detta kommer veckodagsplanen att vara den mest exakta planen för att använda specialistens arbetstid. Arbetsdagsplanen är det viktigaste steget i planeringen av arbetstiden, den övervakas och anpassas ständigt för att passa situationen.
Beställning av dagens planer med "Alp"-metoden . Denna metod omfattar fem steg:
Ordningen för att göra saker kan ställas in med hjälp av Pareto-principen (i förhållandet 80:20). Denna princip innebär att i mitten av en given grupp eller uppsättning är enskilda små delar mer betydelsefulla än i allmänhet i denna grupp. I enlighet med denna teori kan vi dra slutsatser när det gäller användningen av en specialists arbetstid: under de första 20% av tiden som spenderas uppnås 80% av resultatet. De återstående 80 % av tiden ger endast 20 % av det totala resultatet.
Prioritering med ABC Analys . Denna teknik bygger på det faktum att de procentuella delarna av de viktigaste och minst viktiga fallen i summan förblir oförändrade. Alla uppgifter är indelade i tre klasser efter deras betydelse. ABC-analys bygger på tre mönster:
För att använda ABC-analys måste du följa följande regler:
Eisenhower accelererad analys . Denna princip är till hjälp i de fall då det är nödvändigt att snarast fatta ett beslut om prioritering av uppgifter. Prioriteringar görs efter kriterier som uppgiftens brådska och vikt. De är indelade i fyra grupper:
Från praktiken är det känt att den operativa dagliga planeringen av utförarnas arbete kan öka deras produktivitet med 25-30%, spara chefens tid att reglera processer på grund av oförutsedda överträdelser som inträffar i arbetets process: på grund av fel i utbudet av råvaror, strömavbrott, trafikproblem och andra oförutsedda faktorer.
Chefen genomför daglig verksamhetsplanering av utförares arbete genom att utfärda uppgifter till dem för nästa dag. Dessutom bör huvud- och reservuppgifterna utfärdas samtidigt (2-3 reservuppgifter kan utfärdas). De uppgifter som chefen gett utövaren registreras i hans arbetsbok. Detta gör att utföraren, om det är omöjligt att slutföra huvuduppgiften, omedelbart utan tidsförlust, gå till reservdelen. Samtidigt sparas hans tid för övergången till ett annat jobb, och chefen är engagerad i att lösa sina problem, utan att slösa tid på att förbereda och utfärda en ny uppgift. Om det är omöjligt att utföra huvuduppgiften är utföraren skyldig att omedelbart anmäla detta till föreståndaren. Om detta inte är möjligt ska utföraren i slutet av arbetsdagen informera chefen om slutförandet av backupuppgiften. Han kan överföra denna information personligen till chefen, genom den biträdande sekreteraren, eller göra en anteckning i arbetsloggen.
Tidshantering hjälper till att mer effektivt använda inte bara arbetstid, utan även fritid. I synnerhet rekommenderas det att inte ta hem jobbet, organisera livet så att det tar ett minimum av tid, noggrant planera fritiden i förväg och följa dessa planer, i synnerhet träna känslomässigt regelbundet (teatrar, konserter, utställningar, etc.) och fysisk (sport, fitness) byte. I amerikanska företag, om en vanlig anställd stannar på jobbet längre än vad som föreskrivs i hans anställningsavtal, kan detta faktum tjäna som skäl för uppsägning, eftersom detta tyder på att den anställde inte hinner utföra sina uppgifter under sin arbetstid. Använd inte bara helger för aktiv rekreation, utan också minst en kväll på arbetsdagen i veckan, och använd även långhelger och helgdagar som en minisemester. På affärsresor, planera ledig tid (från några timmar till två dagar) för att se lokala attraktioner. Sätt upp regler för användning av telefon, e-post, internet etc. under semestern och håll dig till dem [5] .
För närvarande finns det många skolor för tidshantering. Klassisk utbildning bedrivs i följande ämnen: