Arbetsflödesautomationssystem

Den aktuella versionen av sidan har ännu inte granskats av erfarna bidragsgivare och kan skilja sig väsentligt från versionen som granskades den 1 februari 2022; kontroller kräver 4 redigeringar .

Workflow automation system , elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS)  - ett automatiserat fleranvändarsystem som följer med processen att hantera arbetet i en hierarkisk organisation för att säkerställa att denna organisation utför sina funktioner. Samtidigt förutsätts att ledningsprocessen bygger på mänskligt läsbara dokument innehållande instruktioner för de anställda i organisationen som är nödvändiga för utförande.

Tilldelningen av denna kategori av automatiserade system (begreppet arbetsflöde ) är typiskt för det postsovjetiska rymden , globala programvaruklasser som ligger nära det är registerhanteringssystem och ECM-system .

Grundläggande begrepp för elektronisk dokumenthantering

Dokumentflöde  - rörelsen av dokument i en organisation från det ögonblick de skapas eller tas emot tills slutförandet av utförande eller avsändning (GOST R 7.0.8-2013); komplex av arbeten med dokument: accept, registrering, distribution, kontroll av utförande, bildande av ärenden, lagring och återanvändning av dokumentation, uppslagsverk.

Elektronisk dokumenthantering (EDM) är en enda mekanism för att arbeta med dokument som lämnas in i elektronisk form, med implementering av konceptet "papperslöst kontorsarbete".

Ett maskinläsbart dokument  är ett dokument som är lämpligt för automatisk läsning av informationen i det, registrerat på magnetiska, optiska och andra informationsbärare.

Ett elektroniskt dokument (ED) är ett dokument som skapats med hjälp av datorinformationsbearbetningsverktyg som kan signeras med en elektronisk signatur (ES) och sparas på ett maskinmedium i form av en fil i lämpligt format.

En elektronisk signatur (ES) är en analog av en handskriven signatur , som är ett informationssäkerhetsverktyg som ger möjlighet att kontrollera integriteten och autentisera elektroniska dokument.

Grundläggande principer för elektronisk dokumenthantering

Klassificering av elektroniska dokumenthanteringssystem

  1. Universell "boxad" EDMS:
    • standarduppsättning funktioner;
    • oförmågan att fullt ut tillgodose behoven hos en viss organisation;
    • låga tidskostnader för anskaffning och installation;
    • relativt låg kostnad;
    • behovet av att köpa en licens för varje implementerad arbetsstation.
  2. Individuellt utvecklat EDMS:
    • det mest personliga systemet;
    • stora tidskostnader;
    • hög utvecklingskostnad;
    • relaterade kostnader: kostnader för utbildning av anställda, inköp av ny utrustning och programvara.
  3. Kombinerad EDMS:
    • basplattformen för vilken de nödvändiga tilläggsmodulerna utvecklas;
    • fullständig överensstämmelse med företagets behov;
    • små tidskostnader för utveckling och implementering;
    • kostnaden inkluderar: priset för basplattformen och kostnaden för individuell förfining, beroende på beställningens komplexitet;
    • överföring av rättigheter till produkten till kunden;
    • enkel utveckling och användning;
    • fullständig lokalisering ;
    • användarvänligt gränssnitt;
    • interaktion med befintliga kontorsapplikationer.

Sammansättning av dokument i juridiska tjänster

Automatiseringstekniker kan användas vid framställning av juridiska dokument som anställningskontrakt och fastighetsplaneringsdokument, eventuellt med hjälp av ett onlinegränssnitt eller beslutsträd [1] . På stora advokatbyråer används ofta dokumentsammanställningssystem för att organisera arbetet, till exempel genom att skapa komplexa villkor och första utkast till låneavtal [2] [3] .

Med liberaliseringen av marknaden för juridiska tjänster i Storbritannien som initierades av Legal Services Act 2007 [4] har stora institutioner utökat sina tjänster till att omfatta juridisk hjälp till sina klienter [5] [6] . De flesta av dessa företag använder någon del av dokumentautomatiseringsteknik för att tillhandahålla juridiska tjänster för att arbeta med dokument över Internet [7] . Detta har setts som ett förebud om en trend mot kommersialisering, där teknologier som dokumentautomatisering leder till att stora volymer av juridiska tjänster med låg marginal "paketeras" och görs tillgängliga för massmarknadspublik [8] [9] [10] .

I försäkring

Försäkringsbrev och certifikat, beroende på typ, kan försäkringshandlingar också vara hundratals sidor långa och innehålla specifik information om den försäkrade. Tidigare skapades dessa försäkringsdokumentpaket vanligtvis genom att a) skriva fritt format, b) lägga till förtryckta broschyrer, c) redigera mallar och d) anpassa grafiken med den information som krävs, sedan manuellt sortera och infoga alla obligatorisk information. dokument i ett paket och vidarebefordran till den försäkrade. Olika dokument som ingår i ett paket kan innehålla följande typer av dokument:

Att sätta ihop ett paket kan ta mycket arbete. I de flesta policyadministrativa system skapar systemet ett policyuttalande av något slag som utgångspunkt, men det kan behöva anpassas och kompletteras med annat nödvändigt material.

Marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem i Ryssland

Enligt byrån International Data Corporation , som hänvisas till av PC Week [11] , 2012 ökade kostnaderna för företag att implementera EDMS med 20 % jämfört med 2011, och försäljningsvolymen av cirkulationsmjukvaruprodukter - med 13 %. Enligt granskningen av analysbyrån TAdviser, presenterad i materialet Cnews [12] , uppgick den ryska marknaden för EDMS (ECM) och tjänster för deras implementering 2012 till 25,6 miljarder rubel, och den årliga marknadstillväxten är från 20 till 35 procent. Den ryska marknaden omfattar både inhemska system skapade inom landet, och lösningar baserade på det största EDMS (i väst används förkortningen EDMS) och ECM-system (IBM Lotus - Notes, Microsoft SharePoint , etc.).

Ledaren i antalet genomförda projekt för implementering av EDMS är Delo-produkten från företaget Electronic Office Systems (49 procent av projekten). Bland de största projekten för implementering av elektroniska dokumenthanteringssystem i den kommersiella sektorn 2012-2013 inkluderar granskningen implementeringen av Delo EDMS i centralbanken (60 tusen användare), implementeringen av EMC Documentum i Rostelecom (56 tusen anställda), projektet för implementering av DocsVision i Sberbank (50 tusen användare). Författarna till recensionen hänvisade till de största EDMS-integratörerna företagen Logic of Business , CROC Incorporated , InterTrust ( CompanyMedia ), EOS och alla dess partners (EDS Delo och EOS för Sharepoint), Parma-Telecom (baserat på SAP / R3 ) och " Holemont " (baserat på EDMS THEZIS ).

Enligt den analytiska rapporten från S:t Petersburg-företaget DSS-Consulting (som hänvisas till av IT-Bestsellers [13] ), inkluderar de mest implementerade produkterna på den inhemska EDMS-marknaden följande: när det gäller antalet implementeringsprojekt i 2012 - EDMS Delo (25,3% av projekten), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1C: Dokumenthantering (12,7%), CompanyMedia (5,9%); efter antalet arbetsstationer - EDMS Delo (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum (8%). Ett annat kriterium är antalet nya implementeringar under 2012, i denna position är ledarna fem produkter - EDMS Delo (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), ECM Logic (BOSS-Referent) (6,1%) och AVHANDLING (4,3%).

När det gäller den offentliga sektorn, enligt rapporten från ministeriet för kommunikation och kommunikation [14] , baserad på data från en undersökning av 79 avdelningar, infördes EDMS 2013 i 74 federala verkställande organ, varav 4 organ (FSSP, Federal Tax Service, Kulturministeriet och Transportministeriet) använder flera olika system, och 17 avdelningar är anslutna till interdepartementala elektroniska dokumenthanteringssystem (23 % av alla organ), och tre av dem är också kopplade till e-förvaltningselement. Elektroniska dokumenthanteringssystem infördes inte i FSTEC, FSB, SVR, Rostourism och inrikesministeriet.

Normativa dokument och standarder

Följande regleringsdokument definierar de grundläggande begreppen och reglerar de viktigaste bestämmelserna inom området för automatisering av arbetsflödessystem:

Se även

Anteckningar

  1. Reyes, Eduardo Vem är rädd för datorgenerering? . Advokatsamfundets tidning . Law Society of England and Wales. Hämtad 3 maj 2019. Arkiverad från originalet 3 maj 2019.
  2. Hur IT förändrar den juridiska sektorn . Informationsåldern . Bonhill Group plc (20 december 2010). Hämtad 3 maj 2019. Arkiverad från originalet 3 maj 2019.
  3. Chamay, Marc-Henri; Widdowson, Jules Kundtjänster - Distansrelationer . Juridisk tekniktidning . Hämtad 3 maj 2019. Arkiverad från originalet 2 november 2010.
  4. Legal Services Act 2007 Arkiverad 10 februari 2022 på Wayback Machine legislation.gov.uk
  5. Artikel: Förberedd för big bang och Tesco-lagen Arkiverad 13 juli 2012. Jon Robins The Times
  6. Artikel: En resa till butikerna kan sluta med skilsmässa  (länk ej tillgänglig) Ellen Kelleher The Financial Times
  7. Artikel: Varför stora varumärkesjuridiska tjänster är dåliga nyheter för advokater Arkiverad 27 september 2018 på Wayback Machine Neil Rose The Guardian (tisdag 2 november 2010)
  8. Artikel: Varufördelning av juridiska tjänster - vad det betyder för framtiden för juridisk praxis Arkiverad 2011-07-20 . Sylvia Lowe Law Gazette
  9. Artikel: Från skräddarsydd till vara Arkiverad 29 januari 2011. Professor Richard Susskind OBE Legal Technology Journal (2006)
  10. Artikel: Råvaruaffären Arkiverad 4 mars 2012. Professor Richard Susskind OBE The Law Society Gazette (torsdag 13 april 2006)
  11. EDMS/ESM-marknad: resultat-2012 och framtidsutsikter-2013 . Nyheter . PC-veckan (5 februari 2013). Datum för åtkomst: 29 januari 2014. Arkiverad från originalet 1 februari 2014.
  12. Ryska EDMS blev bäst (otillgänglig länk) . Nyheter . Cnews (7 november 2013). Datum för åtkomst: 29 januari 2014. Arkiverad från originalet 3 februari 2014. 
  13. Analytiker tittar på den ryska EDMS-marknaden från olika positioner . Nyheter . ItBestsellers (12 februari 2013). Datum för åtkomst: 29 januari 2014. Arkiverad från originalet 3 februari 2014.
  14. Information om resultaten av en studie av implementerade elektroniska dokumenthanteringssystem i federala verkställande organ 2013 . Rapportera . Kommunikationsdepartementet (december 2013). Datum för åtkomst: 29 januari 2014. Arkiverad från originalet 29 januari 2014.