Workflow automation system , elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) - ett automatiserat fleranvändarsystem som följer med processen att hantera arbetet i en hierarkisk organisation för att säkerställa att denna organisation utför sina funktioner. Samtidigt förutsätts att ledningsprocessen bygger på mänskligt läsbara dokument innehållande instruktioner för de anställda i organisationen som är nödvändiga för utförande.
Tilldelningen av denna kategori av automatiserade system (begreppet arbetsflöde ) är typiskt för det postsovjetiska rymden , globala programvaruklasser som ligger nära det är registerhanteringssystem och ECM-system .
Dokumentflöde - rörelsen av dokument i en organisation från det ögonblick de skapas eller tas emot tills slutförandet av utförande eller avsändning (GOST R 7.0.8-2013); komplex av arbeten med dokument: accept, registrering, distribution, kontroll av utförande, bildande av ärenden, lagring och återanvändning av dokumentation, uppslagsverk.
Elektronisk dokumenthantering (EDM) är en enda mekanism för att arbeta med dokument som lämnas in i elektronisk form, med implementering av konceptet "papperslöst kontorsarbete".
Ett maskinläsbart dokument är ett dokument som är lämpligt för automatisk läsning av informationen i det, registrerat på magnetiska, optiska och andra informationsbärare.
Ett elektroniskt dokument (ED) är ett dokument som skapats med hjälp av datorinformationsbearbetningsverktyg som kan signeras med en elektronisk signatur (ES) och sparas på ett maskinmedium i form av en fil i lämpligt format.
En elektronisk signatur (ES) är en analog av en handskriven signatur , som är ett informationssäkerhetsverktyg som ger möjlighet att kontrollera integriteten och autentisera elektroniska dokument.
Automatiseringstekniker kan användas vid framställning av juridiska dokument som anställningskontrakt och fastighetsplaneringsdokument, eventuellt med hjälp av ett onlinegränssnitt eller beslutsträd [1] . På stora advokatbyråer används ofta dokumentsammanställningssystem för att organisera arbetet, till exempel genom att skapa komplexa villkor och första utkast till låneavtal [2] [3] .
Med liberaliseringen av marknaden för juridiska tjänster i Storbritannien som initierades av Legal Services Act 2007 [4] har stora institutioner utökat sina tjänster till att omfatta juridisk hjälp till sina klienter [5] [6] . De flesta av dessa företag använder någon del av dokumentautomatiseringsteknik för att tillhandahålla juridiska tjänster för att arbeta med dokument över Internet [7] . Detta har setts som ett förebud om en trend mot kommersialisering, där teknologier som dokumentautomatisering leder till att stora volymer av juridiska tjänster med låg marginal "paketeras" och görs tillgängliga för massmarknadspublik [8] [9] [10] .
Försäkringsbrev och certifikat, beroende på typ, kan försäkringshandlingar också vara hundratals sidor långa och innehålla specifik information om den försäkrade. Tidigare skapades dessa försäkringsdokumentpaket vanligtvis genom att a) skriva fritt format, b) lägga till förtryckta broschyrer, c) redigera mallar och d) anpassa grafiken med den information som krävs, sedan manuellt sortera och infoga alla obligatorisk information. dokument i ett paket och vidarebefordran till den försäkrade. Olika dokument som ingår i ett paket kan innehålla följande typer av dokument:
Att sätta ihop ett paket kan ta mycket arbete. I de flesta policyadministrativa system skapar systemet ett policyuttalande av något slag som utgångspunkt, men det kan behöva anpassas och kompletteras med annat nödvändigt material.
Enligt byrån International Data Corporation , som hänvisas till av PC Week [11] , 2012 ökade kostnaderna för företag att implementera EDMS med 20 % jämfört med 2011, och försäljningsvolymen av cirkulationsmjukvaruprodukter - med 13 %. Enligt granskningen av analysbyrån TAdviser, presenterad i materialet Cnews [12] , uppgick den ryska marknaden för EDMS (ECM) och tjänster för deras implementering 2012 till 25,6 miljarder rubel, och den årliga marknadstillväxten är från 20 till 35 procent. Den ryska marknaden omfattar både inhemska system skapade inom landet, och lösningar baserade på det största EDMS (i väst används förkortningen EDMS) och ECM-system (IBM Lotus - Notes, Microsoft SharePoint , etc.).
Ledaren i antalet genomförda projekt för implementering av EDMS är Delo-produkten från företaget Electronic Office Systems (49 procent av projekten). Bland de största projekten för implementering av elektroniska dokumenthanteringssystem i den kommersiella sektorn 2012-2013 inkluderar granskningen implementeringen av Delo EDMS i centralbanken (60 tusen användare), implementeringen av EMC Documentum i Rostelecom (56 tusen anställda), projektet för implementering av DocsVision i Sberbank (50 tusen användare). Författarna till recensionen hänvisade till de största EDMS-integratörerna företagen Logic of Business , CROC Incorporated , InterTrust ( CompanyMedia ), EOS och alla dess partners (EDS Delo och EOS för Sharepoint), Parma-Telecom (baserat på SAP / R3 ) och " Holemont " (baserat på EDMS THEZIS ).
Enligt den analytiska rapporten från S:t Petersburg-företaget DSS-Consulting (som hänvisas till av IT-Bestsellers [13] ), inkluderar de mest implementerade produkterna på den inhemska EDMS-marknaden följande: när det gäller antalet implementeringsprojekt i 2012 - EDMS Delo (25,3% av projekten), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1C: Dokumenthantering (12,7%), CompanyMedia (5,9%); efter antalet arbetsstationer - EDMS Delo (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum (8%). Ett annat kriterium är antalet nya implementeringar under 2012, i denna position är ledarna fem produkter - EDMS Delo (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), ECM Logic (BOSS-Referent) (6,1%) och AVHANDLING (4,3%).
När det gäller den offentliga sektorn, enligt rapporten från ministeriet för kommunikation och kommunikation [14] , baserad på data från en undersökning av 79 avdelningar, infördes EDMS 2013 i 74 federala verkställande organ, varav 4 organ (FSSP, Federal Tax Service, Kulturministeriet och Transportministeriet) använder flera olika system, och 17 avdelningar är anslutna till interdepartementala elektroniska dokumenthanteringssystem (23 % av alla organ), och tre av dem är också kopplade till e-förvaltningselement. Elektroniska dokumenthanteringssystem infördes inte i FSTEC, FSB, SVR, Rostourism och inrikesministeriet.
Följande regleringsdokument definierar de grundläggande begreppen och reglerar de viktigaste bestämmelserna inom området för automatisering av arbetsflödessystem: