Records management (eng. Records management ) - hanteringen av en organisations dokument från det ögonblick de skapas till den slutliga förstörelsen. Denna praxis inkluderar bildandet av dokument i kontorsarbete, deras lagring, skydd och förstörelse (eller, i vissa fall, arkivlagring ).
Ett dokument (skiva) kan presenteras på ett konkret medium (papper, mikrofiche , mikrofilm ) eller i digital form (filer på magnetband, CD, hårddisk, etc.). Det kan vara födelsebevis , röntgen , dokument , databaser , ansökningsdata eller e- post . Registerhantering är i första hand inriktad på register över en organisations aktiviteter och tillämpas i allmänhet enligt det juridiska värdet av poster snarare än deras fysiska form. Dokument skiljer sig från filer genom att det finns detaljer (ref.nr, organisationens namn, ledningens signatur, sigill, etc.). Lagring är vanligtvis föremål för dokument med detaljer som kommer ut från processen för kontorsarbete och, enligt lagringsvillkoren (i enlighet med nomenklaturen), faller inom kategorin tillfällig eller permanent lagring.
Tidigare användes termen "journalhantering" för att syfta på hanteringen av de register som redan har tagits ur daglig användning, men som ännu inte har gått ut - "halvaktuella", "inaktiva", ofta förvarade i källaren eller utanför företaget. En mer modern användning av termen inkluderar hela livscykeln för en skiva, från skapelsepunkten till slutlig förstörelse.
ISO 15489 :2001-standarden definierar registerhantering som " hanteringsområdet som är ansvarigt för effektiv och systematisk kontroll av skapande, mottagande, lagring, användning och förstöring av register, inklusive processen att samla in och underhålla data om aktiviteter och transaktioner i en företag i form av ett rekord .”
ISO definierar en post som " information skapad, erhållen och lagrad, som bevis eller information, av en organisation eller person i enlighet med en rättslig skyldighet eller ett företags uppförande ".
International Council on Archives (ICA) definierar ett register som " inspelad information som utarbetats eller erhållits i processen att initiera, genomföra och slutföra en företags- eller enskild aktivitet, inklusive innehåll, sammanhang och struktur som är tillräckliga för att bevisa aktiviteten ". Nyckelordet i definitionerna är bevis. Enkelt uttryckt kan en post definieras som "bevis på en händelse".
Dokumenthanteringspraxis kan innefatta:
Enligt de grundläggande reglerna för registerhantering är automatiserade system ett hjälpmedel vid insamling, klassificering och kontinuerlig hantering av register under hela deras livscykel. Ett sådant system kan vara pappersbaserat (såsom registerkort som används i ett bibliotek ) eller datorbaserat ( applikation för elektronisk registerhantering ).
Enligt ISO 15489:2001 inkluderar registerhantering:
Hanteringen av fysiska register innefattar olika kontroller och kan baseras på olika former av expertis . Register måste identifieras och autentiseras. I regel handlar det om systematisering och informationssökning; i vissa fall krävs en mer försiktig hantering.
Ett element som representeras som ett juridiskt register kräver autentisering. Dokumentet (eller andra påtagliga bevis) kan behöva undersökas av kriminaltekniska experter för att fastställa dess äkthet och för att dokumentera eventuella skador, ändringar eller utelämnanden i innehållet. I extrema fall kan element undersökas genom ett mikroskop , röntgen , radiokoldatering och kemisk analys . Denna nivå av verifiering är sällsynt, men kräver särskild omsorg när det gäller att skapa och underhålla organisationsregister.
Register ska förvaras på ett sådant sätt att de å ena sidan är åtkomliga och å andra sidan ska de skyddas från eventuell yttre påverkan. Ett typiskt pappersdokument kan förvaras i ett arkivskåp på ett kontor, men vissa organisationer använder särskilda mikroklimatkontrollerade rum (inklusive temperatur och luftfuktighet ). Kritiska uppgifter måste förvaras i jordbävningssäkra kassaskåp eller kammare för att skydda mot bränder , översvämningar , jordbävningar och andra kollisioner. I extrema fall är det nödvändigt att inspelningen är både isolerad från yttre påverkan och offentligt tillgänglig (ett exempel skulle vara ett undertecknat original av den amerikanska konstitutionen ). Civilingenjörer kan behöva konsulteras för att avgöra om utrymmet effektivt kan rymma hyllor och pappersskåp. Historiskt sett har vissa militära fartyg designats med vikten av deras pappersoperativa procedurer som en del av utjämningsbarlasten ( moderna registerföringssystem har överfört denna information till elektronisk lagring). Förutom att lagra poster i organisationens lokaler, lagrar många organisationer sina poster utanför anläggningen genom att ingå avtal med kommersiella lagringsföretag utanför anläggningen .
Sökvägen för ett dokument som tas bort från dess vanliga lagringsplats kallas cirkulation. Det åtgärdas ofta genom ett enkelt skriftligt förfarande. De flesta moderna hårdvarusystem använder dock datorsystem, inklusive streckkodsläsare , radiotaggtekniker, för att spåra ett dokuments rörelse. De kan också användas för periodisk granskning för att upptäcka obehörig rörelse av en post.
Att skriva av handlingar innebär inte alltid förstörelse, de kan överföras till ett arkiv, ett museum eller en privatperson . Avskrivningen måste utföras i enlighet med lag , lag, förordning eller operativa rutiner; försiktighetsåtgärder måste vidtas för att undvika oavsiktligt röjande av information. Processen bör vara väl dokumenterad, med början i ett registerföringsprotokoll, policyer och rutiner som godkänts på hög nivå. En lista över förstörda register, inklusive ett intyg om förstöring, bör behållas. Organisationer blir aldrig av med poster genom att slänga dem i papperskorgen: de flesta använder en dokumentförstörare för att strimla papper i små remsor eller bitar, eller bränna det de behöver.
Produkter som finns tillgängliga på marknaden är utformade för att hantera register genom processerna för ikraftträdande, utgång, lagring, planering av lagring och avveckling av arkiv. I vissa fall används även RFID -teknik för att spåra den fysiska filen.
De allmänna principerna för registerhantering gäller oavsett formatet på dokumenten. Digitala register (oftast kallade elektroniska register) väcker specifika kontroversiella frågor: ett register som inte är fysiskt närvarande är svårare att underhålla och skydda innehåll, sammanhang och struktur.
Funktionskrav för datorsystem för hantering av elektroniska register har utarbetats av US Department of Defense [1] , National Archives of England and Wales [2] och Europeiska kommissionen , vars MoReq (Model Requirements for Management of Electronic Records) standard [3] har översatts som ett minimum till 12 språk (inklusive ryska) och används både i Europa och utanför. Standarden utvecklades på initiativ av DLM-forumet , finansierat av Europeiska kommissionen. [4] .
De största problemen är relaterade till möjligheten att få tillgång till och läsa elektroniska dokument över tid: den snabba teknikutvecklingen kan göra att programvaran som används för att skapa poster blir föråldrad, och själva dokumenten utom räckhåll för läsaren. I det digitala arvsvårdens regi görs mycket forskning för att lösa detta problem . Public Record Office Victoria (PROV) , som ligger i Melbourne , Australien , har publicerat sin Victorian Electronic Records Strategy (VERS) , som inkluderar en standard för skydd, långtidslagring och tillgång till befintliga elektroniska register. VERS har antagits av alla viktorianska regeringsdepartement. PROV har skapat ett elektroniskt arkiv för att ge allmänheten permanent tillgång till arkiven.
Sedan 2005 har registerhantering varit av stort intresse bland företag på grund av behovet av att följa nya regler och förordningar. Medan statliga, juridiska och medicinska strukturer förde register enligt strikta, historiskt etablerade regler, implementerades gemensam företagsjournalföring utan att vara tillräckligt standardiserad. Dessutom har skandalen mellan Enron och revisionsbyrån Arthur Andersen och alla de senaste dokumenthanteringsskandalerna förnyat intresset för arkivering av företagsregister, krav på lagring, förberedelser för rättstvister och relaterade frågor. I USA har Sarbanes-Oxley Act medfört ytterligare utmaningar för efterlevnadsansvariga att ta itu med, vilket resulterar i en mer standardiserad journalföringsprocess inom en organisation. Nästan hela 90-talet var diskussioner mellan tjänstemän och IT-chefer - huvudfokus låg på att utöka de juridiska aspekterna, och nu är det fokuserat på efterlevnad och risker .
Att säkerställa sekretess och skydd av register, samt förhindra stöld av personuppgifter , har blivit viktiga uppgifter för tjänstemän. Den senares uppgift att främja skyddet av register har ökat, vilket uppmärksammar de befintliga problemen. Vikten av tidpunkten för lagring och förstöring av register understryks av behovet av att vidta åtgärder för att säkerställa att viss information om individer inte bevaras.
Den viktigaste frågan var de nödvändiga förändringarna i individ- och företagskulturen , till nytta för både interna och externa intressenter. Registerhantering anses ofta vara en onödig eller lågprioriterad uppgift på den lägsta nivån i en organisation. De publicerade händelserna har visat att registerhantering i själva verket är alla individer inom företaget och företagsenheternas ansvar.
En fråga som ansågs mycket kontroversiell bland tjänstemän var det okritiska antagandet av elektroniska dokument och registerhanteringssystem (EDRMS). Enligt en känd affärstänkare:
När det gäller den genomsnittliga användaren är EDRMS något de inte vill, gillar eller inte kan använda. Som sådan är det inte förvånande att så få användare använder dessa system – en medarbetare sa en gång till mig: "Att tvinga mig att använda EDRMS är som att tvinga en putsare att arbeta med en hammare."
Och nu är det äntligen dags att vända blicken mot skivhanteringsyrket som sådant. Enligt min åsikt är vi inom en hårsmån från att låta vår blinda besatthet av EDRMS förvandla oss till en intellektuellt steril, säljarledd specialitet. Under större delen av det senaste decenniet har vi låtit andra tänka åt oss och har kommit att lita på EDRMS som vår "intellektuella krycka". Men gör inga misstag, skulden för detta ligger enbart på oss. Som barn som följde Pied Piper i en saga lät vi oss fascineras av melodin som spelades av dem vi följde, utan frågor eller diskussion, vart än tekniken tog oss.
Originaltext (engelska)[ visaDölj] När det gäller den genomsnittliga användaren är EDRMS något de inte ville ha, inte gillar och inte kan använda. Som sådan är det inte konstigt att så få användare accepterar dem - som en person en gång sa till mig "att få mig att använda en EDRMS är som att be en putsare att använda en hammare"! Och nu är det äntligen dags att vända blicken mot själva skivhanteringsyrket. Enligt min åsikt har vi hamnat i en morrhår av att tillåta vår blinda besatthet av EDRMS att göra oss till ett intellektuellt sterilt, säljarstyrt yrke. Under den bästa delen av ett decennium har vi tillåtit andra att tänka åt oss och har kommit att lita på EDRMS som vår intellektuella krycka. Men gör inga misstag, skulden för detta ligger helt och hållet på oss. Som barn som följde Pied Piper tillät vi oss själva att bli så förtrollade av låten som spelades att vi leddes, utan frågor eller debatt, vart än tekniken tog oss. — Steve Bailey, The RMS Debate: The Case Against EDRMS. [5] .En annan fråga av stort intresse för tjänstemän är inverkan av sociala medier som Wiki , Facebook , Twitter på traditionella arkivhanteringsmetoder, krav och principer.
Många högskolor och universitet erbjuder examensprogram inom biblioteks- eller informationsvetenskap som täcker registerhantering. Dessutom finns det professionella organ som Records Management Association of Australasia (RMAA), Institute of Certified Records Managers, som tillhandahåller separata, icke-certifierade, professionella bedömningar för att praktisera och förvärva Certified Records Manager (CRM). Ytterligare utbildningsmöjligheter i form av ett certifikatprogram tillhandahålls också av:
Collaborative Electronic Notebook Systems Association (CENSA) tillhandahåller utbildning och praktiska kurser och seminarier om att hantera hela livscykeln för vetenskapliga och tekniska dokument och Quality Electronic Records Practices Standards (Q-ERPS). University of South Australia erbjuder certifikat, diplom och magisterexamen i Business Information Management och Library and Information Management som specialist på registerflödeshantering.
Ett nyligen tillägg till posthanteringsutbildningen i USA är MARA [6] , ett masterprogram i arkiv- och registerhantering som erbjuds av School of Library and Information Science vid San Jose State University School of Library and Information Science). Ett annat alternativ för huvudämne i register och arkivhantering erbjuds av University of Michigan Computer Science Department som en del av dess MSI (Masters of Science in Information) examen. Wayne State University i Detroit erbjuder en onlinebedömning för huvudämnet Records and Information Management. [7]
Electronic Document and Records Management System (EDRM) är en programvara (eller en uppsättning program) som används för att spåra och lagra dokument. Termen skiljer sig från "bildbehandlingssystem" eller " dokumenthanteringssystem ", som är specialiserade på bildtagning respektive dokumenthantering. Registerhanteringssystem (ERM) tillhandahåller vanligtvis specialiserade funktioner för dokumentsäkerhet och kontroll, skräddarsydda för kontoristers behov.
U.S. National Archives and Records Administration (NARA) godkände U.S. Department of Defense Standard 5015.2 som "ett adekvat och praktiskt ramverk för att ta itu med de grundläggande utmaningarna med att hantera register i en automatiserad miljö som i allt högre grad beskriver deras skapande och användning ." [åtta]
Leverantörer av registerhanteringssystem kan certifieras enligt US Department of Defense 5015.2-standarden genom att klara Joint Interoperability Test Command (JITC), som utvecklar testfall (testfall) , skriver detaljerade 5015.2-sammanfattningsrapporter och genomför online-programvaruproduktundersökningar.
UK National Archives har publicerat två uppsättningar funktionskrav för att främja marknaden för programvara för elektronisk registerhantering (1999 och 2002). Han lanserade också ett produktutvärderingsprogram mot 2002 års krav. Även om de ursprungligen formulerades med deltagande av centralregeringen, antogs de med entusiasm av ett bredare utbud av offentliga tjänster i Storbritannien och andra länder. Testprogram är för närvarande stängda och Riksarkivet tar inte längre emot ansökningar om dem. Riksarkivets krav från 2002 är dock fortfarande relevanta.
Europeiska kommissionen publicerade MoReq (se ovan) 2001. [9] Även om det inte formellt är en standard, kallas MoReq ändå som denna typ av normativa dokument. [10] Det finansierades av IDA-initiativet och utvecklades med input från DLM-forumet. En stor uppdatering av MoReq, känd som MoReq 2, publicerades i februari 2008. [11] MoReq 2 initierades också av DLM-forumet och finansierades av Europeiska kommissionen (i detta fall IDABC, efterträdaren till IDA). [12] MoReq åtföljs av ett ramverk för mjukvarutestning och ett XML-schema ; Vid DLM Forum-konferensen i Toulouse i december 2008 fastställdes överensstämmelse med mjukvarutestsystemet.
National Archives of Australia publicerade ERMS Functional Requirements [13] och relaterade riktlinjer för användningen av ERMS Functional Requirements som ett preliminärt utkast 2006 [14] .
New Zealand Archives publicerade "Independent Best Practices", en standard för elektroniska registerföringssystem (standard 5) i juni 2005 [15] utfärdad i enlighet med artikel 27 i 2005 års offentliga lag. [16]
Kommersiella centra för tillhandahållande av dessa tjänster är specialiserade på lagring av pappers- och elektroniska dokument från organisationen. De ger hög densitet och säker lagring av pappersdokument och kan ge klimatkontroll för informella lagringsmedia som kräver speciell förvaring. Branschorganisationen för dem är PRISM International, en internationell ideell förening som samlar företagare och ledande experter inom området register och informationsflödeshantering.