Löneoutsourcing ( Payroll Outsourcing ) är utförandet, på grundval av ett kontrakt, av funktionen för lönehantering och rapportering relaterad till lönehantering, (helt eller delvis) av ett annat företag som är specialiserat på det relevanta området [1] .
Löneoutsourcing är en typ av redovisningsoutsourcing . Outsourcing av redovisningsfunktioner omfattar outsourcing av redovisning och skatteredovisning , personaladministration, outsourcing av löner, upprättande av bokslut i enlighet med RAS och IFRS .
De första specialiserade outsourcingföretagen för löner dök upp i USA efter andra världskriget . Världens största löneleverantör – American Automatic Data Processing (ADP) – förbereder lönelistor för 620 000 företag världen över för var sjätte anställd i USA (24 miljoner människor), och har implementerat cirka 600 000 löneprojekt över hela världen [2] .
ADP grundades 1949 av revisorn Henry Taub med två partners, för att känna av företagets behov av besparingar. Lönelistan som utarbetats av ADP kostade 25 cent ( en hamburgare på Burger King kostade 18 cent). "Det är en bra idé att betala bara 25 USD för en veckolöneberäkning för 100 anställda. Lönen för en revisor på heltid nådde hundra dollar i veckan, och outsourcing kunde rädda honom från att behöva utföra detta typiska kontorsarbete, säger Frank Lautenberg , medgrundare och marknadsförare av ADP , som senare blev senator från New Jersey . kunder om innebörden av outsourcing .
På 1960-talet räknade ADP lönerna för anställda i tvåhundra organisationer, inklusive truppen i musikalen " My Fair Lady ", och 2012 rankades företaget 269 i Fortune 500 -betyget och tjänade 10 miljarder dollar [3] .
Bland små och medelstora företag outsourcas redovisningsfunktioner av 86 % av företagen i Europa , 92 % i USA, 96 % i Israel [4] [5] .
I Sovjetunionen började stora organisationer att överföra verkställandet av löne- och skatteavdrag till specialiserade datorutrustade bosättningscentra på 1970-talet. Det var bekvämare och billigare än att köpa, vara värd för och administrera skrymmande och komplex datorutrustning.
I mitten av 1990-talet dök de första utländska leverantörerna av outsourcing av löner och redovisning upp i landet för att betjäna utländska företag som öppnade representationskontor i Ryssland . De är fortfarande ledande på den ryska marknaden idag: tre av de fem största outsourcingarna av löneutbetalningar i termer av intäkter är utländska företag [6] .
De tjänster som tillhandahålls av leverantören som en del av outsourcing av löner kan delas in i fasta (de som tillhandahålls i en förutsägbar volym, regelbundet och enligt schema) och ytterligare (oregelbundna, engångs- och/eller anpassade efter kundens behov) .
Fasta tjänster:
Genom att beställa dem får företaget varje månad från leverantören:
Ytterligare tjänster:
Kostnaden för outsourcing av löner påverkas av:
Enligt den årliga "Ranking av outsourcing av redovisningsfunktioner" från kreditvärderingsinstitutet "Expert" ökade volymen på marknaden för outsourcing av redovisningsfunktioner i Ryssland 2019 med 12% jämfört med 2018.
Topp 7 största leverantörer av redovisningsoutsourcing efter intäkter, 2019 [7]| Plats i rankingen | Namn på outsourcingleverantör | Specialisering på outsourcing av redovisningsfunktioner (tusen rubel) | ||
|---|---|---|---|---|
| Löner | Personalredovisning och kontorsarbete | Bokföring och skatteredovisning | ||
| ett | "Sber Solutions" | 696 149 | 159 419 | 358 106 |
| 2 | "BDO Unicon" | 217 120 | 192 365 | 586 356 |
| 3 | 1C-WiseAdvice | 222 083 | 38 463 | 231 423 |
| fyra | Unistuff Payroll Company | 309 385 | 167 936 | 21 538 |
| 5 | "Informauditservice" | 36 926 | 21 142 | 494 320 |
| 6 | SCHNEIDER-GRUPPEN | 16 453 | - | 501 745 |
| 7 | UCMS-gruppen | 223 588 | 60 636 | 131 731 |
Från mitten av 1990-talet till slutet av 2000-talet var utländska företag de huvudsakliga kunderna till leverantörer av outsourcing av löner. Sedan 2008 har antalet ryska organisationer som använder outsourcing av löner ökat. Detta beror på behovet av att minska kostnaderna under en kris, en ökning av antalet företag med "vit" redovisning, en ökad aktivitet hos skattemyndigheterna och en ökning av skattemässiga risker samt förberedelser för att attrahera investeringar och utlåning.
Enligt studien "Accounting Outsourcing Market 2013" utarbetad av Headhunter på uppdrag av UCMS Group och Intercomp [8] använder 29 % av företagen i Ryssland outsourcing av redovisningsfunktioner, och ytterligare 10 % planerar att använda det inom en snar framtid . Outsourcing av redovisningsfunktioner används av varannan utländsk och var fjärde rysk organisation. Löneoutsourcing används av 32 % av de tillfrågade företagen. Enligt deltagarna i studien är outsourcing mest fördelaktigt för företagsägare och ledande befattningshavare - VD, CFO.
Användning av löneoutsourcing av företag av olika storlek, 2011 [9]| Antal personal, personer |
Mindre än 50 | 50-100 | 100-500 | 500-1000 | Över 1000 |
|---|---|---|---|---|---|
| Andel företag som lägger ut löner på entreprenad |
43 % | 16 % | 27 % | 25 % | tjugo % |
Viktiga fördelar med att lägga ut löner [10] [11] [12] [13] [14] [15] :
Diagram. Fördelar med att lägga ut redovisningsfunktioner
Respondenter: 63 HR-chefer, 88 toppchefer från företag med erfarenhet av outsourcing av redovisningsfunktioner.
De flesta av riskerna med att använda outsourcing av löner bildas i det skede då man väljer leverantör och reglerar processen för att tillhandahålla tjänster. För att erhålla en högkvalitativ löneoutsourcingtjänst är det fundamentalt viktigt att sluta ett juridiskt kompetent samarbetsavtal och ett ekonomiskt sunt avtal om nivån på tjänsteutbudet (Service Level Agreement, SLA). Därför kan kostsam rådgivning krävas för att följa med överföringen av processen till outsourcing .
På grund av felaktig organisation av processen att tillhandahålla tjänster, dålig kvalitet på arbetet, underlåtenhet att hålla tidsfrister, var 22 % av företagen tvungna att byta leverantör av löneoutsourcing eller återlämna processen till företaget [16] .
Om det inte finns någon fullständig reglering av parametrarna för samarbete med leverantören, om det är nödvändigt att byta leverantör, kan dataförlust uppstå, problem med att returnera processer till företaget och/eller överföra dem till en annan leverantör.
Organisationen kommer att behöva omstrukturera sina affärsprocesser med hänsyn till outsourcing, omfördela de anställdas uppgifter, allokera och utbilda en separat specialist/specialister för att interagera med outsourcaren.
Om leverantören inte kan säkerställa utförandet av arbetet i programvaran som är installerad på kundens plats, krävs ytterligare dyr programmering för integration.
För att på ett tillförlitligt sätt utvärdera effektiviteten av outsourcing är det nödvändigt att utveckla ett system för att bedöma kvaliteten på leverantörens arbete (vanligtvis baserat på nyckelprestandaindikatorer , KPI:er) och utvärdera det regelbundet.
Felaktigt inställda KPI:er för en outsourcar leder ofta till en diskrepans mellan tjänstens kvalitet och kundens förväntningar.
Outsourcing är inte tillgängligt för organisationer med "grå" redovisning.
Outsourcing ger en direkt kostnadsminskning för långt ifrån alla företag.
Innan processen överförs till outsourcing är det mycket önskvärt att formalisera och automatisera den, vilket kräver separata kostnader.
En utkontraktör kan bli ekonomiskt instabil, gå i konkurs , absorberas av en annan revisions- och konsultgrupp.
Det kan vara svårt att få tillförlitlig information om kvalifikationerna hos outsourcingföretagets specialister.
Ansvaret gentemot skattemyndigheten för fel i bokförings- och rapporteringsunderlag bärs av det företag som tillhandahåller sådan rapportering för egen räkning, det vill säga den outsourcande kunden. Leverantören är inte ansvarig för skatten direkt. Leverantörens ansvar för felet och ersättning för skadan som är förknippad med den bevisas i domstol eller på annat sätt på grundval av bestämmelserna i det kontrakt som undertecknats med den och ytterligare avtal.
Den höga kvaliteten på tillhandahållandet av löneoutsourcingtjänster (och andra typer av outsourcing av redovisningsfunktioner) säkerställs av servicenivåavtalet (SLA) och det kvalitetsledningssystem som finns tillgängligt från leverantören (QMS).
Service Level Agreement (SLA) är ett serviceavtal som definierar alla parametrar för samarbetet mellan kunden och leverantören. SLA:s uppgifter är att harmonisera kvalitetsstandarden för leverantörens tjänster och kundens förväntningar, kontrollera leverantörens arbete och hantera hans motivation samt formalisera resultatet av leverantörens arbete.
SLA beskriver:
QMS är ett system som gör det möjligt för uppdragsgivaren att övervaka kvaliteten på sina tjänster, hålla den på en hög nivå och göra förbättringar. Flera utländska uppdragsgivare som är verksamma i Ryssland har ett kvalitetsledningssystem. QMS kan baseras på olika modifieringar av ISO 9001, SAS 70 och andra metoder.
ISO 90001:2008 är en internationell kvalitetsstandard för tillhandahållande av tjänster eller produktion av varor. Den är baserad på efterlevnaden av ett brett spektrum av förvaltningspraxis (kundorientering, ett systematiskt tillvägagångssätt för förvaltning, kontinuerlig produktförbättring, en processmetod och andra), och innehåller också en standard för att fastställa lågkvalitativa tjänster och rekommendationer för att tillhandahålla det ordentligt.
SAS 70 (Statement on Auditing Standards No. 70) är en revisionsstandard utvecklad av American Institute of Certified Public Accountants. Det syftar till att identifiera och bedöma de risker som finns i företaget, fastställa förmågan hos befintliga kontrollrutiner för att motverka uppkomsten av risker, förbättra effektiviteten hos kontrollförfarandena ( bestämmelser om revisionsstandarder (Statement on Auditing Standards, SAS 70) ).