Projektledningskontoret (PMO) eller projektkontoret ( eng. Project Management Office - PMO ) är en strukturell enhet i organisationen, ett kontroll- och samordningsorgan [1] som definierar och utvecklar affärsprocessstandarder i organisationen relaterade till projektledning . I väst, till skillnad från ett projektkontor , är ett projektledningskontor en struktur som ansvarar för projektledning, inte ett separat projekt [ 1] .
Projektkontoret hanterar en portfölj av projekt , med hänsyn tagen till:
Projektkontoret strukturerar, bryter ner och lyfter fram repeterbara affärsprocesser, med syftet att öka effektiviteten i planeringen och kvaliteten på projektgenomförandet i framtiden. Projektkontoret dokumenterar, ger råd och främjar bästa praxis för projektledning i organisationen.
Ett korrekt organiserat projektkontor bygger projektledning på bästa praxis och standarder som bekräftats av industrimetodik, såsom PMBOK , Standard för Program Management, Standard for Portfolio Management eller PRINCE2 .
För framgångsrikt arbete inom företaget måste PMO från den första dagen av sitt arbete utföra följande funktioner:
För närvarande finns det två tillvägagångssätt för bildandet av PMO. Den första, kostnadsbegränsningsmodellen , fokuserar PMO på att begränsa projektkostnader, och den andra, genomströmningsmodellen , fokuserar på att hjälpa organisationen att nå sina mål.
PMO, baserat på prestationsförbättringsmodellen, genererar information till ledningen för att bedöma organisationens förmåga att uppnå sina strategiska mål. De flesta organisationer samlar vanligtvis en stor mängd rådata om status för projekt och annan projektinformation. För att dessa uppgifter ska vara av värde måste de behandlas korrekt.
En effektiv PMO sammanfattar insamlad data och kommunicerar sina resultat och rekommendationer till alla funktionella enheter. Baserat på de data som presenteras om genomförandet av projekt analyserar Project Management Council deras överensstämmelse med företagsstrategin. Om resultatet av analysen passar rådet har det möjlighet att planera ytterligare arbete. Produktivitetsförbättringsmodellen tillåter alltså att outnyttjade budgetmedel spenderas på nya projekt som kan gynna företaget utan att öka den budgeterade budgeten för innevarande räkenskapsår, eller helt enkelt för att minska investeringar i pågående projekt, vilket ger en förbättrad avkastning på investeringar i dem. Produktivitetsmodellen uppmuntrar arbetare att arbeta på ett efterfrågestyrt system.
Till skillnad från produktivitetsförbättringsmodellen kräver kostnadsbegränsningsmodellen inte att PMO:er ska hitta oanvända medel i projektbudgetar . Det fokuserar kontoret på att uppfylla eller överträffa projektens utgiftsmål. Kostnadsbegränsningsmodellen uppmuntrar PMO:er att använda auktoritära metoder vid genomförandet av projekt. Det uppmuntrar projektgenomförande att arbeta enligt principerna för så kallade "försörjningsbaserade system" genom att tvinga dem att strikt följa planen för att spendera de medel som tilldelats projektet.
En PMO som använder denna modell fungerar som ett arkiv och en källa för information om projekt, metoder och standarder för projektledning. Denna modell förutsätter att företaget har en uppsättning samordnade metoder och medel för projektgenomförande, projektledning och rapportering. Denna modell inkluderar en mycket svag ekonomisk komponent i PMO:s verksamhet, som kan vara frånvarande helt, eftersom kontoret praktiskt taget inte är ansvarigt för företagets prestation.
Denna modell är en utveckling av förvarsmodellen och återspeglar företagets avsikter att distribuera projektledningsmetodiken mellan dess funktionella tjänster och avdelningar, i det här fallet tilldelas PMO rollen som ett koordinerande centrum för kommunikation mellan dem. PMO ansvarar för att dokumentera bästa praxis och aktivt övervaka projektens framsteg och resultat. I denna modell fungerar PMO främst som en tränare, konsult eller mentor. Han fungerar också som en källa till information om projekt, deltar i bildandet av tekniska specifikationer för projekt och analysen av de resultat som uppnås efter deras slutförande.
Implementeringen av denna modell kräver mycket mer investeringar, och därför har den PMO som skapats på dess basis tydligt definierade mål, mål och rättigheter, samt stöd från ledningen. PMO hanterar projektrisker i processen att initiera och genomföra projekt, spelar en ledande roll i hanteringen av många samtidiga projekt, identifierar och eliminerar flaskhalsar som stör arbetet med alla projekt. Enligt denna modell samlar PMO in de data som krävs för att bygga upp företagets projektportfölj, som innehåller information om alla viktiga projekt som har godkänts av ledningen att starta. PMO koncentrerar i sina händer allt arbete på granskning och utvärdering av projektledning. Den samlar de flesta av de ledande projektledningsspecialisterna, bland vilka vid behov chefer för specifika projekt utses.
Denna modell för drift av PMO har stöd på de högsta nivåerna av företagsledning. De PMO-utvärderingskriterier som används i den är direkt relaterade till utvärderingar av den högsta ledningens prestation. PMO bör sträva efter att inom sex månader efter inrättandet kunna:
Nästan alla anställda i organisationen kan betraktas som konsumenter av PMO-tjänster. De viktigaste av dem är:
För chefer är en PMO acceptabel som markant ökar sannolikheten för att organisationen når sina strategiska mål. Detta krav uppfylls av kontoret, som har följande fyra huvudkomponenter:
Om åtminstone en av de listade komponenterna i PMO:s arbete saknas eller inte tydligt uttrycks, är det svårt för försvararna av idén om existensen av PMO och för projektledarna att skapa en för att motivera sin budget och resursbehov. Om PMO:s arbete saknar alla fyra komponenterna, kan kontoret inte räkna med en långsiktig existens.
Det korrekta valet av sammansättningen av projekt som utförs av organisationen bör säkerställa en balans i antalet och innehållet i projekt som syftar till att utveckla dess produktionskapacitet och projekt inom försäljning och marknadsföring. Balansen i sammansättningen av de pågående projekten säkerställer att organisationen inte behöver hantera fallande intäkter och vinster.