Intern kontroll

Intern kontroll definieras brett som den process som utförs av en organisations eller andra anställdas styrande organ för att få information om utförandet av följande uppgifter: [1]

• Verksamhetens effektivitet och rationalitet.
• Den finansiella rapporteringens tillförlitlighet .
• Efterlevnad av lagar och förordningar .

Konceptet intern kontroll

En av redovisningens huvudfunktioner är dess skyddande funktion , som består i att säkerställa skyddet av ägarens intressen genom att skapa en grund för ekonomisk kontroll . Implementeringen av skyddsfunktionen kräver dock att det finns medel för att utöva kontroll. Först och främst är det intern kontroll.

Intern kontroll förstås som ett system av åtgärder som organiseras av företagets ledning och som utförs på företaget i syfte att alla anställda så effektivt som möjligt kan utföra sina officiella uppgifter i samband med affärstransaktioner . Detta innebär inte bara och inte så mycket funktionen hos organisationens kontroll- och revisionsenhet, utan skapandet av ett omfattande kontrollsystem , när det inte bara är revisorns verksamhet utan hela företagets ledningsapparat.

När man utvecklar ett effektivt internkontrollsystem sätter företagets administration upp följande mål :

• förse företag med tillförlitlig information ,
• säkerställa tillgångarnas säkerhet ,
• säkerställa skyddet av information ,
• säkerställa effektiviteten av ekonomisk verksamhet,
• säkerställa överensstämmelse med redovisningen med den accepterade redovisningsprincipen ,
• säkerställa efterlevnad av reglerna för upprättande och presentation av finansiella rapporter [2] .

Den interna kontrollen på företaget består av tre delar :

• kontrollmiljö,
• redovisningssystemet,
• kontrollförfaranden.

Element av intern kontroll

Delar av intern kontroll är komponenterna i dess organisatoriska och ekonomiska mekanism. Element är oberoende av organisationer, vilket beror på omfattningen av verksamheten och ledningens särdrag.

Delar av intern kontroll:

• Kontrollmiljö.
• Riskbedömning . _
• Internkontrollrutiner.
• Informationsmiljö ( information och kommunikation ).
• Bedömning av intern kontroll [3] .
• Kontrollämnen.
• Syfte, ämne och kontrollobjekt.
• Kontrollgränser [4] .
• Juridiskt ramverk.
• Resultat av intern kontroll [5] .

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön är ägarnas och ledningens position, medvetenhet och praktiska handlingar i en ekonomisk enhet som syftar till att etablera och upprätthålla ett internt kontrollsystem. [6]

Delar av kontrollmiljön:

• Stil och grundläggande principer för företagsledning.
• Företagets organisationsstruktur.
• Personalpolitik .
• Fördelning av ansvar och befogenheter.
• Intern förvaltningsredovisning och rapportering för interna ändamål.
• Upprättande av bokslut för externa användare.

Arbetssätt för företagsledningen

• Ledningen av företaget bör skapa en atmosfär av övergripande kontroll.
• En samvetsgrann och ärlig inställning till affärer bör uppfostras bland anställda utifrån ett lämpligt exempel och bedömning av ledningen.
• Företagsledare bör utveckla varumärkes "hederskoder".
• Företagsledare måste visa professionell kompetens .

Organisationsstruktur

• Ett tydligt system för makt och underordning (”enmansledning”). Varje anställd ska veta vem han är underställd och till vem han kan ställa uppgifter.
• Entydig reglering av de anställdas ansvar. Varje anställd måste förstå vad han är ansvarig för och efter vilka kriterier resultaten av hans verksamhet utvärderas.
• Rätt internt rapporteringssystem för att korrekt registrera spenderade medel och uppnådda resultat. Varje anställd ska veta när, till vem och i vilka frågor han ska lämna en anmälan .
• Analys av informationsflöden.

Personalpolicy

Personalpolicyn genomförs av förvaltningen för att bilda ett team av erforderligt antal anställda med:

• ärlighet ,
• lojalitet
• kompetens,
• erfarenhet,
• potential.

Inslag av personalpolitik:

• Källor till ny personal.
• Krav och kriterier för rekrytering.
• Utvärdering av anställningskandidater.
• Anpassning av ny medarbetare.
• Fastställande av en provperiod .
• Personalledning .
• Konsultverksamhet.
• Utbildning och omskolning av personal.
• Utvärdering av personalens prestationer.
• Disciplinärt system (system för belöningar och straff ).
• Framsteg i karriären.
• Organisation av permitteringar .

Fördelning av ansvar och befogenheter

Fördelningen av ansvar och befogenheter bör garantera korrekt genomförande av affärstransaktioner och säkerställa genomförandet av redovisningens förebyggande skyddsfunktion. För att göra detta utvecklas arbetsbeskrivningar . För varje anställd definierar arbetsbeskrivningen:

• Vem är arbetaren under?
• Vem är den anställde ansvarig för?
• Vilken typ av arbete gör den.
• Vilka beslut är behöriga att fatta.
• Vad är han ansvarig för och hur är han ansvarig .
• Vilka dokument är utförda och undertecknade.
• Vars arbetsuppgifter utförs tillfälligt (vid behov).

Separation av inkompatibla funktioner bör säkerställas för att förhindra försök från individer att bryta mot kraven. Till exempel från kapitalförvaltningssynpunkt bör följande funktioner delas upp mellan olika anställda:

• direkt tillgång till tillgångar,
• tillstånd att utföra transaktioner med tillgångar,
• affärstransaktion,
• återspegling av affärstransaktioner i redovisningen.

Intern förvaltningsredovisning

Syftet med management accounting är att tillhandahålla information för inomproduktionsplanering, ledning och kontroll. Inom management accounting ligger fokus på ansvarscentra  - strukturella enheter som leds av chefer som ansvarar för resultatet av sitt arbete. Samtidigt omfattar enhetens chefs ansvar endast sådana indikatorer på kostnader och intäkter som han faktiskt kan påverka. Den huvudsakliga uppskattade indikatorn är vanligtvis vinst , samtidigt som den styrs av följande regler:

• tillväxten av enhetens vinst bör inte leda till en minskning av vinsten för hela företaget,
• vinsten för varje division måste beräknas objektivt, oavsett vinsten för hela företaget,
• en chefs prestation bör inte bero på andra chefers beslut.

Säkerställa efterlevnad av reglerna för upprättande och presentation av externa finansiella rapporter

Företaget måste sätta strikta tidsfrister för upprättande av externa bokslut (inklusive skatt ). Den bör inte upprättas den sista dagen av tidsfristen för inlämning. Det bör finnas tid för dessa rapporter att granskas, godkännas och undertecknas av ledningen. Tidsfristerna för presentation av finansiella rapporter för externa användare fastställs av företagets redovisningsprincip [ 7] .

Intern kontroll av redovisningssystemet

Delar av ett redovisningssystem

• Redovisningsprincip och grundläggande redovisningsprinciper.
• Organisationsstruktur för redovisning.
• Arbetsfördelning mellan revisorer .
• Organisation av redovisningsarbetsflöde , det vill säga förberedelse, cirkulation och lagring av dokument som återspeglar affärstransaktioner.
• Förfarandet för att återspegla affärstransaktioner i redovisningsregister och metoder för att sammanfatta data ( redovisningsformulär ).
• Förfarandet för att upprätta bokslut baserat på uppgifterna i redovisningsregister.
• Programvara som används för redovisning och rapportering.
• Uppmärksamhet på kritiska områden inom redovisningen, där risken för fel är särskilt stor.

Ett effektivt redovisningssystem bör ge:

• reflektion i redovisningen av alla, utan undantag , fakta om ekonomisk verksamhet,
• entydig identifiering av affärstransaktioner i primära dokument på ett sådant sätt att det inte finns några skillnader i deras tolkning,
• korrekt bedömning av värdet av tillgångar , skulder och affärstransaktioner i monetära termer,
• att tillskriva fakta om ekonomisk verksamhet till de perioder under vilka den ägde rum; bestämma den exakta tidpunkten för affärstransaktioner.
• snabb, korrekt och snabb utformning av extern och intern rapportering.

Organisation av arbetsflödet

En av de viktigaste metoderna för redovisning, som i synnerhet tillhandahåller genomförandet av dess skyddande funktion, är " dokumentation ". En väsentlig förutsättning för ett framgångsrikt arbete för alla redovisningsavdelningar är således korrekt organisation av dokumenthantering.

Grundläggande krav för ett redovisningsdokument:

• måste upprättas i en viss form, reglerad av den relevanta förordningen,
• måste innehålla alla nödvändiga uppgifter,
• måste upprättas i tid (för primära dokument - vid tidpunkten för affärstransaktionen eller omedelbart efter dess slutförande),
• Att fylla i det bör garantera fullständig säkerhet för informationen under den tid som fastställts för lagring av dokumentet (krav på kvaliteten på papper, färg etc.) [8] .

Rättelser i redovisningshandlingar ska förhandlas fram och undertecknas av alla samma personer som skrivit under handlingen. I ett antal kontanter och bankhandlingar är rättelser (även om de har angetts) inte tillåtna.

För varje typ av dokument upprättar och godkänner organisationen ett arbetsflödesschema som fastställer överensstämmelse med specifika steg i cykeln:

• med ansvariga personer
• med inställda handläggningstider.

Arbetsflödesschemat bör därför kopplas till:

• med de anställdas uppgifter,
• med bolagets redovisningsprinciper .

Dokumentets livscykel:

1. Utarbeta ett dokument. eller Mottagande av dokumentet i organisationen.
2. Sortera dokument.
3. Kontrollera att dokumentet är korrekt.
4. Godkännande av dokumentet av tjänstemän.
5. Dokumentgodkännande.
6. Dokumentregistrering .
7. Dokumentutförande.
8. Upprättande av bokföring ( vid behov ).
9. Aktuell lagring av dokumentet.
10. Överföring av dokumentet till organisationens arkiv . eller förstörelse av dokumentet.
11. Överföring till statsarkivet ( vid behov ) [9] .

Internkontrollprocedurer

Intern redovisningskontroll

Intern redovisningskontroll - kontroll utförd av redovisningstjänster i processen att bearbeta och acceptera affärsinformation för redovisning.

Medel för intern redovisningskontroll:

• Verifiering av primära redovisningshandlingar vid godkännande för redovisning.
• Dokumentation och auktorisering av all redovisning.
• Fördelning av ansvar mellan olika personer:
  • för upprättandet av det primära redovisningsdokumentet.
  • att godkänna en affärstransaktion,
  • för bokföring av transaktioner till bokföringskonton .
• Kontroll över inbördes relaterade transaktioner (till exempel överföring av medel och mottagande av varor) .
• Kontrollera att bokföringen är fullständig när du matar in dem i en dator .
• Regelbunden avstämning av konton med upprättande av en provbalans .
• Regelbunden avstämning av ömsesidiga uppgörelser med gäldenärer och borgenärer .
• Avstämning av bokföringsdata:
  • med kontoutdrag ,
  • med saldon som visas i kassaboken .
• Övervakning av efterlevnad av kostnadsuppskattningar .
• Säkerställa säkerhet och konfidentialitet för information:
  • åtkomstkontroll till terminaler ( arbetsstation ) - lösenord , nycklar ; varje terminal har sin egen auktoriserade åtkomstcirkel,
  • skapande av säkerhetskopior av databanker som kan ändras automatiskt,
  • redundant strömförsörjning vid nätverksfel .
• Förebyggande av övergrepp till följd av samverkan mellan anställda:
  • uppdelning av arbetsuppgifter,
  • arbetsrotation,
  • tillhandahålla regelbunden årlig semester till alla anställda i enlighet med schemat [10] .

Intern förvaltningskontroll

Under intern ledningskontroll avses den kontroll som utövas i samband med verksamheten i företagets ledningsorgan . Ledningskontroll utförs inom områdena för utvecklingsstrategin för en ekonomisk enhet:

• Leverans- och marknadsföringspolicy (underhåll av försäljningsnätverket, reklam , kundservice).
• Innovationspolitik (minimering av produktionskostnader, skapande av nya typer av produkter, ökad konkurrenskraft ).
• Prispolicy (att uppnå de mest lönsamma försäljningsvolymerna och maximal vinstnivå).
• Finanspolicy ( kassaflödesplanering , attraktion av externa finansiella resurser , hantering av fordringar och skulder ).
• Investeringspolicy (rationell användning av sparande - internt eller externt).
• Personalpolitik (attrahera, välja ut och frigöra anställda , förbättra deras kvalifikationer, ett arbetsincitamentssystem ).

Medel för intern förvaltningskontroll:

• Skapande av ett effektivt system för intern rapportering.
• Fastställande av frekvens och tidpunkt för intern rapportering.
• Regelbundna samråd om värdet och tillräckligheten av den ledningsinformation som tillhandahålls.

Intern kontrolltjänst

Uppgifter för internkontrolltjänsten

Genom beslut och i ledningsorganens intresse kan specialiserade interna kontrollenheter skapas i organisationen. En sådan enhet (internkontrolltjänst) kan rapportera till:

• chefen för företaget ,
• företagets ägare - revisionskommissionen .

För ett antal företag är inrättandet av en revisionskommission som kontrollerar ledningsapparatens arbete och rapporterar till ägaren vid årsstämman i lag reglerat :

• aktiebolag ,
• aktiebolag ,
• konsumentkooperativ ,
• ideella sammanslutningar av medborgare (gemenskaper av husägare , dacha-byggnadskooperativ, etc.),
• icke-statliga pensionsfonder .

De huvudsakliga uppgifterna som tilldelats internkontrolltjänsten (ICS)  :

• Säkerställa att anställda följer lagkraven .
• Dokumenterad definition och efterlevnad av rutiner och befogenheter vid beslutsfattande.
• Säkerställa säkerheten för tillgångar .
• Säkerställa effektiv riskhantering av affärsaktiviteter. ( se nedan )
• Interaktion med externa revisorer och statliga kontrollorgan .

Internkontrolltjänstens befogenheter